1. Informații generale. Cine suntem și ce acoperă acest document?

Asociația The Social Incubator („ATSI" sau „Organizator"), cu sediul în Mun. București, Sector 2, Str. Spătarului nr.7, înscrisă în Registrul special cu nr.10/17.03.2020, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor cu nr.16760/A/2014 și în Registrul entităților/unităților de cult ANAF din data 15.04.2019, cod de înregistrare fiscală 33177409, e-mail: [email protected], [email protected], telefon: +40790599908, în calitate de organizator al platformei, intitulată „Sport For Good" („Platforma"), va prelucra, în calitate de operator de date cu caracter personal, datele cu caracter personal ale participanților și ale celorlalte persoane implicate în Evenimentele organizate de ATSI, cu respectarea legislației aplicabile, în special a Regulamentului General privind Protecția Datelor 679/2016 („RGPD") și a detaliilor prezentate în acest document.

Această versiune a Politicii privind confidențialitatea a fost revizuită pe data 05.05.2025 și are rolul de a vă informa cu privire la:

• activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal, ale dumneavoastră, în calitate de vizitator al Platformei sau de utilizator al funcțiilor din cadrul Platformei;
• prelucrările datelor cu caracter personal efectuate de ATSI, în vederea desfășurării activităților sale.

ATSI poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate ulterior, caz în care va informa persoanele vizate prin intermediul Platformei cu privire la orice modificări înainte ca acestea să devină aplicabile.

În funcție de interacțiunea dvs. cu Asociația, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal conform detaliilor redate în continuare în acest document.

2. Definiții

„Date cu Caracter Personal" înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată"); o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

„Platforma" înseamnă site-ul https://sportforgood.ro/

„Donator" înseamnă persoana fizică sau juridică care donează sume de bani și/sau servicii către ATSI și/sau persoanelor susținute de către ATSI, prin intermediul instrumentelor puse la dispoziție de aceasta din urmă.

„Prelucrare" (și derivatele sale, incluzând fără limitare „a prelucra") înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal, incluzând fără limitare colectarea, înregistrarea, păstrarea, modificarea, utilizarea, dezvăluirea, accesul, transferul sau distrugerea acestora.

„Vizitator" înseamnă orice persoană care accesează sau utilizează Platforma.

„Voluntar" înseamnă orice persoană fizică ce participă la activitățile de voluntariat organizate de către ATSI.

3. Tipuri de prelucrări. Ce date sunt prelucrate, care sunt scopurile, temeiurile în care prelucrăm datele și durata de păstrare?

Scopul prelucrării – Temei legal – Durata de păstrare:

• Participarea la proiecte și programe sociale, educaționale sau de integrare profesională – Executarea unui contract sau demersuri precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b RGPD) – Pe durata derulării proiectului și 5 ani de la finalizarea acestuia, conform legislației contabile.
• Comunicări administrative, organizatorice sau legate de evenimente – Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f RGPD) sau consimțământ (după caz) – Pe durata colaborării sau până la exprimarea opoziției.
• Promovarea activității Asociației prin imagini sau materiale video – Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a RGPD) – Până la retragerea consimțământului.
• Comunicări de marketing (ex: newsletter, invitații la evenimente, campanii) – Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a RGPD) – Până la retragerea consimțământului.
• Selectarea și gestionarea voluntarilor – Executarea unui contract / interes legitim – Pe durata colaborării și până la 3 ani de la încetarea acesteia.
• Îndeplinirea obligațiilor legale (ex: raportări financiare, arhivare, audit) – Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c RGPD) – Conform legislației aplicabile (ex: 10 ani pentru documente contabile).
• Soluționarea cererilor sau a litigiilor – Interes legitim / Obligație legală – Pe durata necesară soluționării solicitării și conform termenelor de prescripție.

Ce date cu caracter personal sunt prelucrate?

ATSI va prelucra, în calitate de operator de date cu caracter personal, următoarele date cu caracter personal ale participanților și ale celorlalte persoane implicate în Evenimentele postate pe Platformă:

• Nume
• Prenume
• Vârsta
• Email
• Adresa
• Număr de telefon
• Profil Facebook
• Profil Instagram
• Profil LinkedIn

În ce scopuri și temeiuri prelucrăm datele cu caracter personal?

ATSI prelucrează datele cu caracter personal în contextul Evenimentelor organizate, în următoarele scopuri și temeiuri:

• pentru înregistrarea participanților la Eveniment și asigurarea derulării Evenimentelor postate pe Platformă, incluzând validarea înregistrării, oferirea premiilor, gestionarea eventualelor cereri/reclamații formulate de participanți, în temeiul contractului reprezentat de acceptarea Termenilor și condițiilor de înregistrare;
• pentru gestionarea cererilor formulate în virtutea drepturilor de care beneficiază persoanele vizate potrivit RGPD, în temeiul obligației legale privind protecția datelor cu caracter personal;
• pentru realizarea obligațiilor legale ce incumbă Organizatorului (cum ar fi obligații financiare, arhivare, obligații privind capacitatea de exercițiu);
• pentru realizarea de imagini privind modul în care se desfășoară Evenimentele postate pe Platformă, în vederea documentării acestora, dar și pentru a asigura promovarea Evenimentelor, în temeiul interesului legitim al Organizatorului;
• pentru realizarea de analize, statistici privind succesul Evenimentelor postate pe Platformă, apărarea drepturilor și intereselor Organizatorului, precum și soluționarea altor sesizări în legătură cu derularea Evenimentelor, în temeiul interesului legitim al Organizatorului;
• pentru transmiterea de comunicări privind evenimentele ulterioare și activitatea ATSI, în temeiul consimțământului Participantului sau al altor persoane implicate în organizarea Evenimentelor.

Atenție! Participantul sau celelalte persoane implicate în Evenimente are/au posibilitatea de a-și retrage acest consimțământ, în orice moment. Retragerea va produce efecte pentru viitor și nu va afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.

• în măsura în care s-a încheiat separat un acord de utilizare a imaginii cu ATSI, datele cu caracter personal (în special imaginea) vor fi prelucrate în temeiul acelui contract privind utilizarea imaginii, având în vedere și detaliile din prezentul document;
• de asemenea, ATSI va prelucra datele cu caracter personal ale reprezentanților/persoanelor de contact/angajaților partenerilor (inclusiv sponsorii) Evenimentelor, în temeiul interesului legitim de a asigura derularea relației contractuale cu respectivul partener în contextul organizării Evenimentelor.

Pe ce perioadă vor fi păstrate datele?

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pentru durata necesară realizării scopurilor descrise mai sus, cel puțin pe durata necesară pentru derularea Evenimentului la care s-a făcut înscrierea pe Platformă.

Datele pot fi păstrate și pe o perioadă de timp mai mare, cum ar fi în cazul în care există o obligație legală (de ex., în cazul documentelor financiar-contabile justificative, termenul de păstrare impus de lege este de 10 (zece) ani).

Dacă s-a exprimat acordul de a primi mesaje cu privire la evenimentele noastre ulterioare, datele vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau până la exercitarea dreptului de opoziție.

În situația plângerilor care vizează nerespectarea regulilor, Termenilor și condițiilor, încălcarea legislației (inclusiv cea specifică protecției datelor cu caracter personal), datele vor fi păstrate, în principiu, pe o perioadă de 3-4 (trei – patru) ani prin raportare la termenul de prescripție. În cazul unor proceduri în care utilizarea acestor date este utilă, acest termen poate fi extins până la finalizarea respectivelor proceduri (cum ar fi în cazul unui dosar de judecată).

În cazul imaginilor prelucrate potrivit Acordului de utilizare a imaginii încheiat separat cu ATSI, datele vor fi prelucrate pe durata prevăzută în acel contract.

Înscrierea în cadrul Evenimentelor

Dacă Participantul sau celelalte persoane implicate în Evenimente vor selecta opțiunea înscrierii direct pe Platformă, persoana interesată va lua la cunoștință că înscrierea va fi diferită în funcție de fiecare eveniment în parte, iar pașii care trebuie parcurși pentru înscriere vor fi menționați în descrierea fiecărui eveniment în parte.

Plata taxei de participare aferente Evenimentului ales nu include și nu exclude dreptul oricărei persoane care are cunoștință de Eveniment ori participă sau nu la Eveniment, de a efectua donații constând în sume de bani în contul ATSI. Donația unei sume de bani se poate efectua prin virament bancar în contul ATSI, după transmiterea către persoana interesată a datelor necesare efectuării transferului sau prin selectarea opțiunii de plată a contribuției direct pe Platformă.

Dacă Utilizatorul vrea să facă o donație online, pentru susținerea activității Asociației, aceasta se face prin procesatorul de plăți online Netopia Payments: https://secure.mobilepay.ro/, respectând următoarele condiții:

• Utilizatorul va avea afișată valoarea în RON aferentă contribuției sale;
• Prețul tranzacției indicat este prețul net care va fi plătit de utilizator, fără nicio taxă suplimentară.

Pașii de urmat pentru a face plata contribuției online sunt:

• Se va apăsa pe linkul https://asociatiasocialincubator.org/doneaza/ unde se introduc detaliile necesare pentru înscriere;
• Din acest moment se va redirecționa către pagina securizată pentru finalizarea donației;
• Dacă tranzacția prin card a fost reușită, următoarea pagină va fi cu mesajul: „Mulțumim pentru donația efectuată" și vor fi oferite informații relevante pentru această operațiune. Aceste informații vor fi primite și prin email.

Pentru plata online, informațiile personale sunt necesare pentru procesarea corectă și eficientă a tranzacției plasate. Introducerea datelor personale se face utilizând o conexiune criptată SSL. Informațiile personale nu sunt transferate către alte terțe părți, nici de către ATSI, nici de către Netopia Payments.

În cazul în care adresa de email va fi furnizată, aceasta este importantă deoarece informațiile legate de donație vor fi transmise via email. În cazul în care nu a fost furnizată adresa de email și se dorește informarea cu privire la starea donației, se pot solicita informații prin trimiterea unui email la adresa de email: [email protected]

Este obligatorie furnizarea datelor?

Datele din formularul de înregistrare completat pentru participarea la Evenimentul selectat de pe Platformă sunt necesare derulării relației contractuale (exprimată prin acceptarea Termenilor și Condițiilor de înregistrare și participare). În lipsa acestora, nu vom putea asigura înregistrarea și confirmarea participării la Evenimentul ales.

4. Către cine pot fi dezvăluite datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal prelucrate de ATSI în contextul Platformei în scopurile detaliate mai sus, pot fi divulgate către următoarele categorii de destinatari:

• partenerii și colaboratorii ATSI implicați în derularea Evenimentelor postate pe Platformă (toți partenerii care sunt trecuți pe Platformă la categoria parteneri), atât cei care acționează în calitate de împuterniciți ai Asociației, cât și cei care acționează în calitate de operatori, din domenii precum: agenții de PR, agenții de marketing, sponsori, companii în domeniul fotografiei și videografiei, operatori de telefonie mobilă, firme de curierat;
• publicului în cazul imaginilor realizate în cadrul evenimentelor/proiectelor/acțiunilor derulate de ATSI, în scopurile descrise mai sus (inclusiv pe site-ul organizației, al Platformei și prin intermediul rețelelor de socializare – cum ar fi Facebook, Instagram, LinkedIn);
• consultanți externi care sprijină ATSI în derularea activității cu respectarea prevederilor legale (cum ar fi agenții PR, avocați, consilieri juridici, notari);
• autorităților și instituțiilor publice la solicitarea acestora sau când există un alt temei, cum ar fi o obligație legală sau interesul legitim al Asociației.

5. Transferul datelor

ATSI nu va transfera datele dvs. cu caracter personal în state din afara Spațiului Economic European. În măsura în care se vor realiza astfel de transferuri, Asociația se va asigura că implementează garanțiile adecvate de transfer și vă va informa în mod corespunzător cu privire la statele de transfer și de faptul că aveți oricând posibilitatea de a solicita informații sau copii după garanțiile de transfer adoptate.

6. De ce drepturi beneficiați cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal?

În condițiile din legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor, în special potrivit RGPD, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul la informare – dreptul de a primi un conținut minim de informații cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către ATSI, în conformitate cu cerințele legale;
• dreptul de acces – dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc, iar în caz afirmativ furnizarea de informații privind detaliile prelucrării (de ex., scop, categoriile de date, destinatari/categorii de destinatari, dacă este posibil și perioada de stocare preconizată sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei);
• dreptul la rectificare – dreptul de a obține de la operator rectificarea acelor date cu caracter personal inexacte, care vă privesc sau completarea datelor care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat") – dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal în cazurile stabilite de lege – cum ar fi, atunci când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate/prelucrate; vă retrageți consimțământul în baza căruia a avut loc prelucrarea și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare; datele au fost prelucrate ilegal; datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale ce revine operatorului) și cu respectarea celorlalte condiții;
• dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a obține din partea operatorului restricționarea prelucrării atunci când se aplică unul din următoarele cazuri: (i) se contestă exactitatea datelor de către persoana vizată; (ii) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor; (iii) operatorul nu mai are nevoie de date, însă persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea, apărarea unui drept în instanță; (iv) pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate, în cazul opoziției acesteia;
• dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele care o privesc și pe care le-a furnizat operatorului în format structurat utilizat în mod corect și care poate fi citit automat și de a solicita transmiterea acestor date către alt operator atunci când prelucrarea se realizează în temeiul consimțământului sau pe un contract, iar prelucrarea este efectuată prin mijloace automate;
• dreptul la opoziție – dreptul de a se opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor realizate în temeiul interesului legitim. Atunci când prelucrarea datelor se face în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment;
• dreptul de retragere a consimțământului atunci când prelucrarea se întemeiază pe acesta, iar retragerea va produce efecte pentru viitor fără a afecta legalitatea prelucrărilor derulate anterior retragerii;
• dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate – dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar, cu excepția cazurilor în care aceste decizii/profiluri sunt permise potrivit legislației aplicabile. Atunci când asemenea decizii sau profiluri pot fi luate/create cu respectarea legii, aveți dreptul de a obține informații privind logica utilizată, care sunt consecințele asupra dvs. și importanța acestora, precum și dreptul de a contesta sau de a obține în alt mod intervenție umană;
• dreptul de a depune plângere în fața autorității de supraveghere (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP) sau în fața instanțelor de judecată competente.

Vă rugăm să aveți în vedere că, în cazul retragerii consimțământului conform dispozițiilor legale aplicabile, atunci când un astfel de acord a fost exprimat anterior pentru activități de marketing direct, ATSI, după ce a luat act de acest fapt, nu vă va mai trimite comunicări de marketing direct. Deși nu veți mai primi comunicări de marketing direct, ATSI ar putea totuși să prelucreze Datele dumneavoastră cu Caracter Personal în mod legal, în baza altor temeiuri și pentru alte scopuri cum ar fi, îndeplinirea anumitor obligații legale care îi incumbă, executarea contractului sau interesul legitim al ATSI (de ex., pentru îmbunătățirea serviciilor, soluționarea plângerilor primite, apărarea drepturilor și intereselor).

În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic pentru exercitarea drepturilor sale, informațiile vor fi furnizate de Asociația noastră tot în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.

Vom încerca să răspundem cu promptitudine la orice solicitare venită din partea dumneavoastră și, în orice caz, în limitele de timp menționate în mod expres de prevederile legale aplicabile (de regulă 1 lună de la înregistrarea cererii). În funcție de complexitatea solicitării, termenul de răspuns se poate prelungi conform prevederilor legale cu încă 2 luni.

Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus sau pentru mai multe informații cu privire la modul în care ATSI prelucrează, în contextul înscrierii pe Platformă, datele cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de email: [email protected] sau la sediul nostru situat în Mun. București, Sector 2, Str. Spătarului nr.7.